Règlement interne de la Fondation

Préambule

En vertu des statuts de la Fondation romande pour le cinéma du 26 mai 2011, il est édicté le présent règlement d'organisation et de fonctionnement de la Fondation, dit Règlement interne.

Celui-ci a pour objectif de faciliter l'exercice des responsabilités par les organes de la Fondation et l'exécution de leurs tâches, toutes orientées en faveur du soutien public à la production et à la création cinématographique et audiovisuelle, professionnelle et indépendante romande.

Conformément à l'article 9 des statuts, l'organisation et le fonctionnement du conseil et du bureau de la Fondation, organes de celle-ci, sont définis par le présent Règlement interne.

De même, conformément à l'article 10 des statuts, les compétences, l'organisation et le fonctionnement de la direction de la Fondation, de la commission d'attribution et du conseil consultatif de professionnels sont définis par le présent Règlement interne, lequel est édicté par le conseil de Fondation.

1. Le conseil

1.1 Principes d'organisation et de fonctionnement
Conformément à l'article 8 des statuts, dix sièges sont attribués aux représentants des collectivités publiques. Ils se répartissent de la manière suivante :
Chaque collectivité peut décider du profil de ses représentants.

Le conseil se réunit aussi souvent que l'intérêt de la Fondation l'exige, mais au moins deux fois par an. Il est convoqué par écrit, sur décision du Président et au moins dix jours à l'avance.

Le conseil peut être convoqué si la moitié des membres le demande.
La convocation porte l'ordre du jour.

Le conseil statue valablement en présence de la majorité de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité simple. En cas d'égalité des voix, celle du président est prépondérante.
Toutes les décisions de modifications du Règlement général des soutiens à la production se prennent à la majorité qualifiée, elles doivent obtenir 80% des votes.

Il peut inviter à ses séances, sans droit de vote, toute personne qu'il juge utile à ses débats.
Un procès-verbal des décisions est tenu.

1.2 Compétences du conseil
Les compétences du conseil sont notamment définies à l'article 10, al. 3 des statuts.

En outre, le conseil :

2. Le bureau

2.1. Tâches
Le bureau prépare notamment les séances du conseil et veille à l'exécution de ses décisions.

2.2. Principes d'organisation et de fonctionnement
Il peut inviter à ses séances, sans droit de vote, toute personne qu'il juge utile à ses débats. Un procès-verbal de ses décisions est tenu et mis à disposition des membres du conseil.

Le bureau se réunit selon les besoins, mais en principe six fois par année.

Les décisions du bureau sont prises à la majorité, trois membres au minimum devant être présents lors de la prise de décision.

3. Le secrétariat général

Le secrétariat général de la Fondation est assuré par un/une secrétaire général/e nommé/e par le conseil de Fondation en fonction d'un cahier des charges fixé par celui-ci.

Le secrétariat général est responsable de la mise en oeuvre de la stratégie de la Fondation décidée par le conseil, de la gestion financière et administrative de la Fondation, ainsi que de la bonne marche de cette dernière.

Conformément à son cahier des charges, il soumet à l'approbation du bureau et à celle du conseil son programme d'activités, lequel comporte notamment la préparation du budget, ainsi que la reddition des comptes et la rédaction du rapport annuel.

Dans les limites de son cahier des charges, il engage le personnel nécessaire en fonction du budget affecté. Il fixe les missions de ses collaborateurs et assume la responsabilité des ressources humaines.

Il tient à jour le Registre des entreprises de production romandes et suisses, ce dernier étant défini par l'article 2 du Règlement général des soutiens à la production.

4. Commission d’attribution sélective

4.1. Composition et constitution
Le conseil nomme pour une période de deux années un pool d'experts, sur proposition du secrétariat général. La durée du mandat d'un expert ne peut dépasser 3 périodes consécutives.
A chaque session d'aide sélective, le secrétariat choisit les sept membres qui constitueront la commission d'attribution sélective pour cette session, par rotation des experts du pool.

Dans la mesure du possible, par exception au principe de rotation, deux experts seront reconduits d'une session à l'autre. Le choix du secrétariat général est validé par le bureau.

La commission est constituée de sept membres, à savoir :
Les membres de la commission ne peuvent appartenir à d'autres commissions de soutien à la production et à la création cinématographique en Suisse.

Les membres du conseil de Fondation et ceux du conseil consultatif des professionnels ne peuvent siéger dans la commission.

Tout membre doit se récuser pour la séance complète de la commission s'il est impliqué d'une manière ou d'une autre dans un des projets soumis à la commission.

4.2. Organisation et fonctionnement
La commission se réunit en principe quatre fois par an.

Le calendrier et les modalités de dépôt des dossiers de projets sont précisés dans les directives annuelles.

L'organisation de la commission est précisée aux articles 20 et 21 du Règlement général des soutiens.

Les décisions sont prises à la majorité simple. Elles sont communiquées par écrit.

En cas de vote, le nombre de voix peut être mentionné.

Un procès-verbal des décisions est tenu par le/la responsable de l'aide sélective de la Fondation.

4.3. Compétences
La commission décide de l'octroi des soutiens sélectifs à des productions, tels que définis à l'article 4 et au chapitre 2 du Règlement général des soutiens, et selon les critères de soutien figurant à cette même disposition.

Pour sa décision, la commission prend en considération le préavis du conseil consultatif des professionnels.

La commission s'assure des disponibilités budgétaires et détermine le montant des soutiens respectifs en fonction des directives annuelles et dans le cadre du plan de répartition.

5. Conseil consultatif des professionnels

5.1. Composition et constitution
Le conseil consultatif des professionnels est organisé à l'initiative des associations professionnelles représentatives au niveau régional (ci-après, les associations professionnelles).

Le secrétariat général choisit, pour chaque session du conseil, 3 membres, en priorité parmi les entreprises inscrites au registre des entreprises de production romandes.
Les membres de la commission d'attribution sélective de la session en cours ne peuvent siéger dans le conseil consultatif des professionnels.

Tout membre doit se récuser pour la séance complète du conseil consultatif des professionnels s'il est impliqué d'une manière ou d'une autre dans un des projets soumis au conseil consultatif.

5.2. Organisation et fonctionnement
Le/la responsable de l'aide sélective et le/la secrétaire général/e assistent aux séances du conseil consultatif des professionnels et répondent aux questions.

L'organisation et le fonctionnement du conseil consultatif des professionnels sont précisés dans une Charte élaborée par les associations professionnelles et validée par le conseil de Fondation.

5.3 Compétences
Le conseil consultatif des professionnels examine toutes les demandes de soutien sélectif d'un montant supérieur à 60'000 CHF adressées à la Fondation et émet un préavis sur la faisabilité des projets, leur professionnalisme et leur cohérence productionnelle. Il peut notamment émettre un avis quant au montant demandé par le bénéficiaire et proposer à la commission sélective un montant inférieur de soutien.

6. Primes à la continuité

Il est créé un système permettant d'attribuer des primes à la continuité. Ce système est mis en place par le secrétariat général et validé par le conseil de Fondation.

7. Registre des entreprises de production

Il est créé un registre des entreprises de production romandes et suisses répertoriant les entreprises ayant accès aux soutiens de la Fondation et indiquant notamment, pour chaque bénéficiaire, la nature de l'entreprise, ainsi que les films soutenus et les montants obtenus. Ce registre est tenu à jour par le secrétariat général.

Règlement entre en vigueur le 31 mai 2012 ; corrections du 26 octobre 2017 validées par le Conseil de fondation du 21 mars 2018 avec entrée en vigueur le 1er janvier 2018.

CINEFOROM-reglement-interne.pdf

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