Règlement de la commission de contrôle et d'application de l'Accord sur la prévention et la lutte contre les atteintes à la personnalité
Préambule
1 En vertu de l'article 5 de l'Accord sur la prévention et la lutte contre les atteintes à la personnalité dans la production audiovisuelle signé le 10 août 2025, il est édicté le présent règlement d'organisation et de fonctionnement de la Commission de contrôle et d'application (ci-après « la commission ») instituée par Cinéforom.
Celui-ci a pour objectif de faciliter l'exercice des responsabilités de la commission et l'exécution de ses tâches, toutes orientées en faveur de la bonne application des principes de l'Accord cité plus haut, en agissant avec transparence, uniformité, impartialité, et dans le respect de la confidentialité garantie par la loi.
Article 1. Objectifs
1 La commission veille au respect et à la bonne exécution des dispositions et des obligations de l'Accord, en particulier concernant l'application des plans de protection. Elle traite les cas de non-respect des obligations prévues dans l'Accord et la Charte. Elle applique le cas échéant des sanctions.
2 La commission veille au respect de la confidentialité des personnes physiques protégée par la loi.
Article 2. Moyens
1 Validation des éléments éligibles
a. La commission détermine quelles formations, services et documents externes sont recevables pour répondre aux obligations de l'Accord.
b. Elle peut évaluer la qualité et la pertinence des plans de protection soumis par les sociétés de production lors de l'agrément.
2 Collecte de données et statistiques
a. La commission prend connaissance des données, informations et documents collectés par le secrétariat de Cinéforom.
b. Elle peut solliciter des données, informations et documents supplémentaires à tout moment dans le respect des règles détaillées à l'article 8 du présent règlement.
3 Contrôles et signalements
a. Le contrôle des obligations des articles 4.2. et 4.3. de l'Accord incombe en premier lieu au secrétariat de Cinéforom.
b. La commission peut en tout temps demander au secrétariat de procéder au contrôle des éléments obligatoires selon l'article 4 de l'Accord. Elle peut demander des informations et documents complémentaires concernant l'application du plan de protection.
c. Elle peut recevoir des signalements spontanés concernant des manquements présumés aux obligations édictées dans l'Accord.
4 Demande de correctifs
La commission peut demander des correctifs au plan de protection.
5 Sanctions
La commission dispose des sanctions suivantes comme mesures contraignantes visant à obtenir la mise en conformité des employeurs avec leurs obligations dans le cadre de l'Accord :
a. Gel des versements de soutiens acquis
b. Gel de la possibilité de déposer de nouvelles demandes de soutien
c. Annulation partielle ou totale du versement des soldes de soutiens acquis
Article 3. Champ d'action
1 La commission n'intervient que dans le cadre de projets soutenus par Cinéforom.
2 La commission peut intervenir en tout temps, y compris après la clôture définitive de la production d'un projet.
3 La commission ne traite pas directement les situations laissant présumer d'une atteinte à la personnalité, qui sont de la responsabilité des employeurs.
4 Elle ne peut pas agir en qualité de médiatrice en cas de litige entre employeurs et travailleurs.
Article 4. Composition et fonctionnement de la commission
1 La commission est composée du secrétaire général de Cinéforom, d'un·e membre d'une collectivité publique contributrice, d'un·e juriste, ainsi qu'un·e représentant·e pour chaque association signataire de l'Accord, ces derniers sans droit de vote.
2 Le·la juriste et le·la représentant·e des collectivités publiques ainsi que leur suppléant·e respectif·ve·s sont désigné·e·s par le Bureau du Conseil de Fondation de Cinéforom. Chaque association signataire désigne un·e représentant·e et un·e suppléant·e. Les représentant·e·s sont désignés ad personam pour une année reconductible. Il ne peut s'agir de personnes inscrites aux pools d'expert·e·s des aides sélectives de la Fondation, ni de membres du Conseil de Fondation ou de personnes affiliées.
3 Les membres de la commission doivent se récuser et se faire remplacer par le·la suppléant·e désigné·e en cas de conflit d'intérêt ou apparence de conflit d'intérêt, en lien avec le ou les cas traités lors de cette séance. En particulier :
a. Les associations d'employeurs ne peuvent pas être représentées par une personne affiliée à un employeur engagé dans le projet, que ce soit la société de production déléguée ou tout autre employeur mandaté dans ce cadre.
b. Les associations d'employé·e·s et d'indépendant·e·s ne peuvent pas être représentées par une personne formellement engagée, respectivement sous mandat d'indépendant·e dans le contexte du projet, indépendamment de si le contrat ou le mandat est terminé, en cours ou à venir.
4 La commission se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par année. La séance peut avoir lieu par visioconférence. La commission ne peut se réunir qu'en présence de la majorité de ses membres. Elle ne statue valablement qu'en présence des trois membres ayant le droit de vote. Les décisions sont votées à la majorité simple.
5 Le Secrétariat de Cinéforom assure le secrétariat de la commission.
Article 5. Compétences de la commission
1 En principe, la commission traite les cas qui lui sont soumis par le secrétariat selon les procédures détaillées à l'article 6.
2 La commission peut si nécessaire faire appel à des spécialistes externes pour un examen indépendant et des conseils sur la suite de la procédure.
Article 6. Procédure et sanctions en cas de manquement aux obligations
1 Le respect des obligations auxquelles les employeurs sont soumis en vertu des articles 4.2. et 4.3. de l'Accord est vérifié directement par le secrétariat de Cinéforom lors du processus d'agrément.
2 Après validation de l'agrément, en principe, le secrétariat de Cinéforom ne contrôle les obligations de l'article 4 de l'Accord qu'en cas de signalement crédible ou sur la base de toute autre source d'information qui justifierait une vérification.
3 Lorsque le secrétariat de Cinéforom constate des manquements aux obligations de l'article 4 de l'Accord, il applique la procédure détaillée aux alinéas 4, 5 et 6 ci-dessous. Le secrétariat en réfère à la commission avant toute application de sanctions.
4 Lorsque le secrétariat constate des manquements, il sollicite des correctifs auprès de la société de production déléguée du projet concerné et fixe un délai raisonnable. Si malgré les sollicitations du secrétariat de Cinéforom la société de production n'effectue pas les correctifs demandés au délai, le secrétariat peut convoquer la commission en vue d'appliquer des sanctions.
5 Si les manquements constatés peuvent encore être corrigés, la commission peut prononcer le gel du versement de soutiens acquis de la part de Cinéforom sur l'ensemble des projets de la société de production concernée et/ou de toute nouvelle demande de soutien auprès de Cinéforom. Le gel est immédiatement levé dès que la société concernée a effectué les correctifs exigés.
6 Si les manquements constatés ne peuvent définitivement pas être corrigés, la commission peut annuler le versement de tout ou d'une partie des soldes dus du projet concerné, et/ou prononcer un gel de toute nouvelle demande.
Article 7. Application et contestation des décisions de la commission
1 Les sanctions financières doivent tenir compte des dépenses déjà effectuées. Lorsque les sanctions sont prononcées après la fin du tournage, elles ne doivent en principe pas dépasser le total du salaire producteur et des frais généraux.
2 Lorsque la commission émet une décision de sanction, le secrétariat communique cette décision immédiatement à l'ensemble des signataires de l'Accord, ainsi qu'aux autres fonds qui soutiennent le projet concerné. Une fois les sanctions prononcées, chaque entité est responsable de l'application des décisions auprès de ses bénéficiaires ou membres.
3 Sur une base fondée et dûment motivée, les sociétés de production concernées par une décision de sanction, peuvent contester la décision de la commission en s'adressant par écrit au Bureau du Conseil de Fondation dans un délai de 30 jours suivant la décision.
4 Passé ce délai ou sans contestation formelle, les décisions de la commission sont définitives.
5 Les décisions du Bureau du Conseil de Fondation qui font suite à une contestation d'une sanction de la commission sont définitives.
Article 8. Confidentialité et protection des données
1 Cinéforom veille à ce que l'ensemble des informations traitées dans le cadre des activités liées à l'application de l'Accord soit collectées, enregistrées, transmises au sein de ses organes et agrégées dans ses rapports, statistiques et publications dans le respect de la confidentialité protégée par la loi.
2 Lors de signalements, le secrétariat de Cinéforom veille à traiter toute donnée personnelle liée aux personnes physiques impliquées qui serait transmise dans ce cadre avec confidentialité, et à ne transmettre à la commission, le cas échéant au Bureau du Conseil de Fondation, que les informations nécessaires au traitement des cas.
3 À moins qu'elle ait expressément donné son consentement par écrit, toute personne qui fait un signalement auprès de Cinéforom verra son anonymat garanti. Son identité ne sera pas communiquée par le secrétariat aux membres de la commission.
4 Les membres de la commission doivent traiter les cas qui leur sont soumis avec confidentialité. En particulier les données confidentielles ne peuvent pas être transmises aux organisations signataires représentées.
5 Lors de la communication de ses décisions aux organisations signataires et aux autres fonds ayant soutenu un projet, la commission veille à protéger les données confidentielles personnelles liées aux personnes physiques impliquées.
Article 9 : Exécution
1 La Fondation exécute le présent règlement.
Article 10 : Dispositions finales
1 Le présent Règlement entre en vigueur le 1er janvier 2026 (selon décision du Conseil de Fondation du 30 juin 2025)